Mục đích:
Trong một doanh nghiệp kế toán trưởng, kế toán tổng hợp hoặc người quản lý phần mềm đóng vai trò là Admin có quyền quản trị cao nhất. Nhằm bảo mật thông tin, hạn chế kế toán phần hành này tham gia vào các phần hành của kế toán khác cũng như mang tính chất bảo mật và nâng cao trách nhiệm khi thực hiện công việc theo phần hành của kế toán được phân công.
Ví dụ: Như bán hàng, kho, thuế, kế toán công nợ, kế toán, kế toán tổng hợp… Mỗi kế toán sẽ quản lý các chứng từ và sổ sách liên quan đến phần hành kế toán đó và thường không nắm được sổ sách của phần hành kế toán khác. Chỉ có kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng là người có thể nắm một cách tổng quan toàn bộ chứng từ sổ sách.
– Do đó, các kế toán viên cũng có thể bảo mật dữ liệu của mình tránh sự truy nhập và chỉnh sửa của các kế toán viên khác có cùng quyền lợi thông qua việc đặt mật khẩu khi truy cập vào sổ kế toán.
– Sau khi đặt mật khẩu xong, khi người sử dụng đăng nhập vào dữ liệu kế toán phải nhập mật khẩu để đăng nhập. Nếu mật khẩu sai thì không thể đăng nhập được.
=> Việc quản lý và phân quyền sử dụng từng phần hành hoặc từng chức năng được thiết lập như sau:
Bước 1: Thêm và phân công công việc cho người dùng mới
Doanh nghiệp đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản được phân quyền Admin hoặc tài quản trị hệ thống khi tạo dữ liệu kế toán.
– Chọn menu “Hệ thống”/Chọn “Quản lý người dùng”
– Ấn “Thêm”
+ Tên đăng nhập*: Chọn tên nhân sự muốn phân công công việc và nhập lại tên đăng nhập (nếu có).
+ Số điện thoại, Email*, Chức danh: Phần mềm sẽ tự động lấy thông tin từ thông tin nhân viên doanh nghiệp đã khai báo trên phần mềm. Nếu chưa khai báo những thông tin này thì thực hiện nhập thủ công vào.
+ Vai trò quyền hạn*: Chọn công việc cần phân công cho nhân sự mới
Lưu ý: Người dùng mới có thể đăng nhập bằng tên đăng nhập, số điện thoại hoặc Email. Lần đăng nhập đầu tiên sẽ không cần nhập mật khẩu. Sau đó người dùng phải thiết lập lại mật khẩu cho lần đăng nhập sau vào phần mềm.
– Ấn “Đồng ý”/ Ấn “Đồng ý” để lưu lại.
Bước 2: Phân quyền sử dụng chức năng
– Chọn menu “Hệ thống”/Chọn “Quản lý người dùng”
+ Các chức năng vai trò, công việc đã được nhà cung cấp phần mềm phân chia sẵn tương ứng với các phân hệ công việc có trên phần mềm. Trường hợp doanh nghiệp muốn tạo mới 1 vai trò, công việc mới theo nhu cầu quản trị thì ấn vào “Thêm” để thêm mới.
+ Thông thường chỉ cần nhấp phải chuột vào vai trò, công việc có sẵn chọn “Sửa” để phân quyền sử dụng cụ thể trong từng vai trò, công việc.
+ Chọn chức năng cần phân quyền sử dụng
+ Chọn hành động cho phép thực hiện chức năng (bên phải)
+ Ấn “Đồng ý”
Lưu ý: Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể phân quyền quản lý người dụng trên ứng dụng Mobile
